Program usprawniający zarządzanie wykorzystywaną przez firmy dokumentacją. Wprowadza standard pracy w oparciu o dokument elektroniczny, co pozwala na przyśpieszenie procesów decyzyjnych oraz efektywniejsze realizowanie poszczególnych działań. Repozytorium elektroniczne o pojemności kilkunastu miliardów obrazów (w zależności od wersji) umożliwia przechowywanie najróżniejszych formatów plików: tekstowych, graficznych, multimedialnych. Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania gwarantują błyskawiczne dotarcie do poszukiwanych danych lub dokumentów, bez względu na miejsce wytworzenia dokumentacji i czas zasilenia repozytorium.

Podstawowe funkcjonalności:

• Repozytorium elektroniczne - centralny magazyn dokumentów i danych
• Moduł skanujący
• Integracja z systemami informatycznymi: ERP, CRM, programami finansowo - księgowymi, pocztą elektroniczną, OCR
• Opcjonalny moduł workflow
• Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania
• Moduł obsługi serwera faksowego
• Funkcja wersjonowania dokumentów
• Zarządzanie systemem uprawnień użytkowników
• Prosta i intuicyjna obsługa

Repozytorium elektroniczne

Wszystkie dokumenty trafiające do firmy z zewnątrz (korespondencja od klientów, partnerów, dostawców), jak i generowane wewnątrz organizacji po przetworzeniu na wersję elektroniczną zostają umieszczone w centralnym repozytorium. Automatycznie zapisywana jest tam także dokumentacja elektroniczna tworzona przez poszczególnych pracowników firmy np. pliki tekstowe i arkusze kalkulacyjne, wiadomości e-mail oraz pliki graficzne. Informacje mogą być wyszukiwane za pomocą szeregu parametrów, także wielu jednocześnie np. autora dokumentu, daty jego powstania, numeru umowy, nazwy pliku czy jego rozmiaru. Czas dotarcia i udostępnienia poszukiwanego dokumentu, niezależnie od jego rozmiaru, nie przekracza kilku sekund.

Moduł skanujący

Oprogramowanie zintegrowane jest z odpowiednio skonfigurowaną stacją skanowania, dzięki czemu repozytorium może być automatycznie zasilane dokumentami ze skanera lub bezpośrednio z komputerów użytkowników. Aplikacja umożliwia wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów przetwarzania zeskanowanych obrazów, pozwalających na realizację indywidualnych potrzeb firmy.

Integracja z innymi systemami informatycznymi

System może być zintegrowany z wieloma aplikacjami wykorzystywanymi wewnątrz firmy, dzięki temu informacje dotyczące konkretnej sprawy lub klienta pochodzące z różnych systemów są łatwo i szybko dostępne. Umożliwia to między innymi podgląd elektronicznych obrazów faktur kontrahenta z poziomu systemu FK czy CRM, czy automatyczną walidację danych z zeskanowanych dokumentów z tymi zapisanymi w systemie (np. zgodność danych klienta).

Moduł workflow (opcjonalny)

Aplikacja może umożliwiać również automatyzację obiegu informacji w firmie. Dokument trafiający do repozytorium elektronicznego jest wówczas przekazywany zgodnie ze definiowaną wcześniej ścieżką kolejno do pracowników odpowiedzialnych za poszczególne etapy danej sprawy.

Mechanizmy wyszukiwania

Każdy dokument trafiający do repozytorium elektronicznego opisywany jest wieloma indeksami, które następnie pozwalają na jego łatwe wyszukiwanie. System zapewnia możliwość swobodnego opisu dokumentu - to użytkownik decyduje jakie metryki będzie traktował jako jego identyfikatory. Opcja budowania pozycji słownikowych przyśpiesza proces opisu dokumentu - indeksy mogą być wybierane z rozwijanej listy. Wyszukiwanie i udostępnianie dokumentu z repozytorium przebiega bardzo szybko, niezależnie od rozmiaru pliku.

Wersjonowanie dokumentów

System posiada funkcję wersjonowania dokumentów, co pozwala śledzić ścieżkę wprowadzanych w nich zmian. Do dokonywania modyfikacji uprawnieni są tylko zdefiniowani użytkownicy.

System uprawnień użytkowników

Dostęp do dokumentów z repozytorium regulowany jest systemem uprawnień, zaimplementowanym na podstawie profili użytkowników. Określają one z jakiego rodzaju dokumentacją użytkownik może pracować.

Łatwość obsługi

Prosty w obsłudze interfejs umożliwia łatwe zarządzanie systemem. Dokumenty są udostępniane użytkownikom z poziomu wbudowanej lub innej domyślnej przeglądarki.